L’Accueil téléphonique prouve une excellente organisation interne au sein d’une entreprise. Comme c’est le premier contact avec la société, cet accueil doit être très favorable et toujours conforme aux exigences des correspondants, tels que les clients, les fournisseurs, les postulants pour des offres d’emplois, les associés et partenaires… Toutes les fréquentations professionnelles verront une bonne image de l’entreprise avec un accueil bien établi et respectueux envers tous, comme pour une bonne négociation téléphonique avec un client. Un excellent accueil téléphonique devra considérer deux points important, à savoir la rapidité et l’apport d’informations. La rapidité pour que le correspondant obtienne satisfaction suite à son appel. L’apport d’information pour offrir tous les renseignements que le correspondant souhaite obtenir vis-à-vis de l’entreprise, des services et des produits.
Les options d’accueil téléphonique
Deux options d’accueil téléphonique s’offre à une entreprise, donc l’accueil en interne et externe.
L’accueil en interne consiste à recevoir les appels standards, les demande de renseignements et avec précision.
L’accueil en externe permet un service d’accueil prolongé même en dehors des heures de services. L’entreprise n’aura pas à engager d’autre secrétaire téléphonique si elle confie cette externalisation d’appel à une société dédiée pour ce service. Lorsqu’une entreprise compte choisir un accueil téléphonique externe, elle se chargera juste de payer un abonnement variant en fonction des horaires appliqués. Un paiement très flexible qui peut s’effectuer en demi ou une journée, hebdomadairement, mensuellement ou selon le nombre d’appels effectués. Une facturation d’appel supplémentaire sera mentionnée lorsque le forfait est dépassé.
Pour un accueil interne, l’entreprise aura directement à embaucher une personne qui sera responsable des appels. Une formation sera nécessaire pour rendre cette personne apte à gérer tous les appels entrants et sortants de l’entreprise, étant donné que l’image de cette société en dépend.
Le standard téléphonique est aussi une solution à choisir pour rendre l’accueil téléphonique plus efficace. Il y a aussi le serveur vocal interactif, qui permet aux correspondants d’accéder à la base de données d’une entreprise pour communiquer des demandes de services via un téléphone. Un système de dialogue également efficace pour éviter de faire attendre les correspondants.
Les agents chargés d’accueil téléphonique
Dans ce type de service, on découvre deux agents principaux chargés de bien entreprendre cet accueil téléphonique, dont la standardiste qui se charge des correspondances internes et externe au sein de la société et qui est souvent le premier interlocuteur avec les correspondants de l’entreprise. C’est aussi celle qui s’assure de la diffusion d’information au sein du public. Il y a aussi la télésecrétaire, qui s’occupe de la gestion du secrétariat d’un professionnel indépendant ou d’une société.